Właściciele spółek muszą potwierdzić dane UBO. Kara do 5 tys. euro

Od 1 października cypryjskie spółki i inne podmioty objęte obowiązkiem UBO muszą potwierdzić dane zapisane w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Termin upływa 31 grudnia 2026 roku, a całą procedurę przeprowadza się elektronicznie.

Potwierdzenie jest obowiązkowe również wtedy, gdy właściciele, udziały i sposób sprawowania kontroli nie zmieniły się w ciągu roku. Za brak potwierdzenia grozi 100 euro kary za pierwszy dzień naruszenia oraz 50 euro za każdy kolejny dzień, maksymalnie 5 tys. euro.

Kto musi potwierdzić dane UBO?

Obowiązek obejmuje wszystkie spółki utworzone lub zarejestrowane na podstawie cypryjskiej ustawy o spółkach Cap. 113, europejskie spółki akcyjne SE oraz spółki osobowe.

W zależności od rodzaju podmiotu i jego struktury potwierdzenie może dotyczyć:

• beneficjentów rzeczywistych – UBO;
• osób zajmujących wyższe stanowiska kierownicze – SMO;
• przeprowadzonej procedury należytej staranności.

Obowiązek dotyczy także spółek należących do Polaków albo zarządzanych przez polskich przedsiębiorców. Znaczenie ma rejestracja podmiotu w Republice Cypryjskiej, a nie obywatelstwo jego właścicieli lub dyrektorów.

Brak zmian nie zwalnia z obowiązku

Coroczne potwierdzenie nie jest wymagane wyłącznie wtedy, gdy w spółce pojawił się nowy udziałowiec albo zmieniła się struktura własności.

Każdy podmiot objęty przepisami musi wejść do elektronicznego systemu i potwierdzić, że zapisane informacje są prawidłowe oraz aktualne. Dotyczy to również spółek, w których przez cały 2026 rok nie zaszła żadna zmiana.

Potwierdzenia dokonuje się raz w okresie od 1 października do 31 grudnia.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna, która ostatecznie posiada lub kontroluje spółkę. Kontrola może wynikać z bezpośredniego albo pośredniego posiadania udziałów, praw głosu lub innych uprawnień.

W przypadku bardziej rozbudowanej struktury nie wystarczy wskazać spółki holdingowej albo innego podmiotu znajdującego się w łańcuchu własności. Rejestr ma prowadzić do konkretnej osoby fizycznej sprawującej ostateczną kontrolę.

Przed potwierdzeniem warto więc sprawdzić:

• czy wpis odpowiada obecnej strukturze spółki;
• czy prawidłowo wykazano cały łańcuch własności;
• czy zgłoszono właściwe osoby fizyczne;
• czy zgadzają się udziały, prawa głosu i sposób sprawowania kontroli;
• czy dane osobowe i adresowe beneficjentów są aktualne.

Najpierw aktualizacja, później potwierdzenie

Jeżeli dane znajdujące się w rejestrze są nieaktualne, nie należy ich zatwierdzać tylko po to, aby formalnie zakończyć procedurę.

Najpierw trzeba wprowadzić odpowiednie zmiany w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Dopiero po ich zapisaniu można przejść do corocznego potwierdzenia.

Ta sama zasada obowiązuje, jeżeli pierwsze zgłoszenie spółki, zmiana beneficjenta albo inna czynność przypada w okresie od 1 października do 31 grudnia. Najpierw wykonuje się właściwą czynność, a następnie potwierdza dane za 2026 rok.

Jeżeli natomiast zmiana nastąpi już po prawidłowym dokonaniu rocznego potwierdzenia, wpis należy zaktualizować, ale nie trzeba ponownie wykonywać potwierdzenia za ten sam rok.

Jak potwierdzić dane w systemie?

Procedura jest dostępna wyłącznie elektronicznie w systemie BOR. Do zalogowania potrzebne są dane CY Login.

Po wejściu do systemu należy:

1. wybrać „Organisation update”;
2. przejść do „Beneficial Owners Update”;
3. wpisać numer rejestracyjny podmiotu;
4. otworzyć dane organizacji;
5. przejść do zakładki beneficjentów rzeczywistych;
6. wybrać „Confirmation of UBO Details”;
7. sprawdzić wyświetlone dane;
8. zatwierdzić je i wykonać ostateczne wysłanie przez „Final Submission”.

Samo przejrzenie danych albo kliknięcie pierwszego przycisku potwierdzenia może nie zakończyć procesu. Trzeba upewnić się, że wykonano również końcowe wysłanie zgłoszenia.

Kara może szybko wzrosnąć

Brak potwierdzenia do 31 grudnia oznacza karę wynoszącą 100 euro za pierwszy dzień naruszenia. Za każdy kolejny dzień doliczane będzie 50 euro.

Maksymalna łączna kara może wynieść 5 tys. euro dla jednej spółki lub innego podmiotu. Przepisy nie wykluczają przy tym odpowiedzialności karnej lub wszczęcia postępowania wobec osób odpowiedzialnych za brak zgłoszenia.

Dyrektor albo osoba zarządzająca może również odpowiadać za zapłatę kary wspólnie ze spółką, jeżeli odmówiła, zaniedbała lub nie dopilnowała wykonania obowiązku. Zwolnienie z odpowiedzialności może wymagać wykazania, że dana osoba dochowała należytej staranności.

To osobny obowiązek spółki

Potwierdzenia danych UBO nie należy mylić ze złożeniem rocznego sprawozdania HE32, sprawozdań finansowych ani z innymi obowiązkami wobec Registrar of Companies czy cypryjskiego urzędu podatkowego.

Wykonanie jednej z tych czynności nie oznacza automatycznego potwierdzenia danych beneficjentów rzeczywistych.

Właściciele i dyrektorzy spółek powinni wcześniej ustalić z księgowym, prawnikiem albo administratorem, kto odpowiada za przeprowadzenie procedury. Warto również zachować elektroniczne potwierdzenie prawidłowego wysłania danych.

Pytania dotyczące rejestru można kierować do Registrar of Companies na adres: Ubos@meci.gov.cy.

Źródła: Departament Rejestratora Spółek i Własności Intelektualnej Republiki Cypryjskiej, Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, oficjalne wytyczne dotyczące UBO